Tres tareas que tu IA ya puede hacer por ti en la asesoría
La imagen de un despacho profesional saturado de correos, cientos de facturas adjuntas y consultas de clientes a todas horas es muy real para cualquier asesoría hoy en día. La llegada masiva de documentación por email y canales como WhatsApp, el tiempo que se pierde en búsquedas y en reescribir siempre las mismas respuestas, y la dificultad para estar al día de cambios normativos hacen que el trabajo se vuelva menos productivo de lo que debería.
Por suerte, la inteligencia artificial (IA) ha dejado de ser algo lejano o reservado a las grandes empresas. Ahora, muchas soluciones aplicadas a asesorías y despachos permiten delegar esas tareas repetitivas y manuales sin necesidad de cambiar tu ERP ni hacer inversiones enormes. Gracias a los enormes avances en IA en los dos últimos años, ya existen herramientas listas para poner orden en la documentación, responder dudas frecuentes a tus clientes e incluso resumir normativa para que la entienda todo tu equipo. Además, lo mejor de todo es que puedes beneficiarte de estos avances sin tener que ser experto en tecnología: es suficiente con conectar tu correo, una carpeta compartida o usar reglas sencillas para que la IA empiece a trabajar para ti.
Cuando te preguntas por dónde empezar, una buena pista es fijarte en las tareas que más tiempo te quitan y que se repiten cada semana. Todo lo que implica clasificar, responder o buscar documentos está listo para ser delegado en IA ahora mismo. Veamos tres ejemplos que ya están al alcance de cualquier asesoría.
1. Ordenar y clasificar automáticamente la documentación de tus clientes
Uno de los grandes dolores en cualquier asesoría es recibir la documentación de clientes en formato desordenado: facturas que llegan por email sin asunto claro, PDFs mezclados, fotografías de tickets en WhatsApp. Buscar, renombrar y guardar cada archivo es una tarea lenta y muy poco agradecida.
La IA actual combina tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y modelos de lenguaje (LLM) para analizar los documentos en segundos. Detecta automáticamente si un PDF es una factura, un recibo o una nómina, extrae los datos clave (proveedor, fechas, importes) y puede renombrar y clasificar cada archivo en la carpeta correcta. Muchas aplicaciones permiten hacerlo integrando una bandeja de entrada específica y una carpeta en la nube compartida con tu equipo. No hace falta cambiar el software principal del despacho: es suficiente con tener una estructura clara de carpetas o una cuenta de correo específica para la recepción de archivos.
El beneficio es inmediato: menos tiempo dedicado a tareas mecánicas, menor riesgo de perder documentos importantes y una sensación de orden desde la primera semana. Además, rara vez tendrás que volver a preguntar al cliente si "esa factura era la del alquiler o del material".
2. Contestar consultas repetidas usando asistentes virtuales con IA
Seguro que tus clientes suelen preguntar, mes tras mes, por los mismos procesos, fechas límite o documentos necesarios. Antes, la única manera de agilizar esto era con plantillas o FAQs estáticas, pero ahora la inteligencia artificial puede entender la intención del cliente y responder de forma personalizada. Existen soluciones específicas para pequeñas asesorías que se conectan al correo o chat web, leen la consulta y sugieren, automáticamente, una respuesta basada en los manuales internos, la normativa vigente y tus propias respuestas anteriores.
Esto significa que el asistente puede contestar de forma rápida dudas sobre "cuándo vence el próximo modelo", "qué papeles hay que adjuntar para la declaración" o incluso hacer seguimientos automáticos si el cliente no aporta alguna información. Para activar este tipo de IA sólo necesitas conectar el canal de entrada (email, WhatsApp o el chat de tu sitio web) y decidir qué respuestas quieres revisar antes de enviar.
El beneficio más claro es que liberarás a tu equipo de teclear lo mismo una y otra vez. Además, mejorarás la satisfacción de tus clientes y evitarás olvidos o respuestas contradictorias en temporadas de mucho volumen.
3. Crear resúmenes clave de normativa y circulares internas en segundos
Una asesora sabe lo difícil que es estar al día de todos los cambios normativos y transmitirlos de forma clara a su equipo. Leer circulares interminables, hacer resúmenes y adaptarlos al lenguaje del cliente es algo que consume tiempo y se posterga demasiado a menudo.
Los modelos generativos de IA actuales (LLM) pueden leer grandes documentos, identificar los puntos más relevantes y resumirlos en una página de fácil lectura. Basta con arrastrar el PDF a una carpeta compartida o reenviarlo a un correo específico para que en minutos tengas un resumen listo para compartir. Tu despacho solo necesita marcar cuál es el canal preferido para almacenar y centralizar esta información.
El ahorro es doble: el tiempo que ya no dedicas a resumir ni a corregir textos, y la seguridad de que cada miembro del equipo entiende lo importante gracias a píldoras hechas a medida.
¿Por dónde empiezo?
La clave, si quieres que la inteligencia artificial realmente impacte en la productividad de tu asesoría, está en priorizar la tarea más repetitiva y que más te aburre. Piensa en ese proceso que cada semana ralentiza el trabajo (por ejemplo, revisar las facturas que llegan por varios canales) y empieza a probar qué parte puedes delegar en una herramienta con IA.
Pon en marcha una prueba pequeña: mide cuántos minutos ahorras y valora si puedes ampliar el uso a más áreas del despacho, siempre adaptando la solución a tu forma de trabajar. Recuerda: no se trata de automatizarlo todo de golpe, sino de empezar donde notes el mayor beneficio inmediato y dejar que el cambio se asiente.
Fuentes (citas)
- "AI for accounting firms" – https://quickbooks.intuit.com/r/practice-management/ai-for-accounting-firms/ – 2024-05
- "AI for document processing invoices" – https://azure.microsoft.com/en-us/products/ai-services/ai-document-intelligence/ – 2024-04
- "Crisp: AI customer support" – https://crisp.chat – 2024-06
- "LLM automation for backoffice" – https://www.ibm.com/topics/large-language-models – 2024-05
- "Automated email triage with AI" – https://www.ushur.com/email-triage/ – 2024-05
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